2026년 기후테크 컨퍼런스 행사운영 용역 과 업 지 시 서

2026. 7.

2026년 기후테크 컨퍼런스 행사운영 용역 과업지시서

1		용역목적

본 과업지시서는 경기도 기후테크 분야 관련 기관, 투자자 및 기업 간 교류 촉진과 투자 활성화를 도모하기 위한 컨퍼런스 행사의 원활한 추진을 위해, 전문 용역기관에 관련 업무를 위탁하여 체계적이고 효율적인 과업 수행을 도모하고자 함

2		용역개요

○ 용 역 명: 2026년 기후테크 컨퍼런스 행사운영

○ 용역기간: 계약 체결일로부터 11월 30일까지

- 행사기간: 2026. 10. 15.(목) ~ 16.(금) (예정)

- 행사장소: 경기융합타운(경기신용보증재단) (예정)

※ 행사기간 및 장소는 추후 변경될 수 있음

○ 배정예산: 금320,000,000원(금삼억이천만원 ※ 부가가치세 포함)

○ 계약방법: 일반경쟁입찰 / 협상에 의한 계약

3		용역일정

구 분	진행 일정
	7월	8월	9월	10월	11월
착수보고 (용역사 → 진흥원)	▶
행사준비 (용역사)	▶	▶	▶	▶
행사운영 (진흥원, 용역사)				▶
결과보고 (용역사 → 진흥원)					▶
＊상기 일정은 진행 상황에 따라 조정될 수 있음

4		과업의 범위

Ⅰ. 주요행사 및 부대행사

구분	추진내용
주요행사	∙ 개막행사 (개막식, 퍼포먼스, 기조연설 등) ∙ 기후테크 쇼케이스 ∙ 기후테크 경진대회(PT발표 및 시상식)
부대행사	∙ 기후테크 전시 및 체험 부스 운영 ∙ 기후테크 전문 세미나 ∙ 해외 VC 1:1 밋업 및 네트워킹
＊주요행사 및 부대행사 내용은 과업 진행 중 조정될 수 있음

Ⅱ. 과업보고 및 산출물

○ 착수신고

- 용역 수행사는 계약 체결일로부터 7일 이내에 착수계를 진흥원에 제출 진흥원은 이를 검토하고 보완 요청할 수 있음

※ 착수신고: 착수계, 수행계획 및 일정표, 사업책임자 선임계, 참여인력 현황, 보안각서 등

○ 수시보고

- 용역 수행자는 감독관이 과업 수행에 필요하다고 판단하여 관련 내용의 보고(서면, 대면, 구두 등 상황에 따라)를 요청하는 경우 이에 따라야 하며, 총괄 담당자(PM)가 보고하여야 함

○ 과업 종료에 대한 종합 결과보고서

- 용역 수행사는 과업 종료 준공계 제출시 종합 결과보고서 및 정산 내역을 진흥원에 제출해야 함

- 준공계 제출서류

준공계 제출서류	부수
사업종료 보고서	10부(A4 제본 책자)
성과 및 만족도 조사 결과ㆍ분석 제출	1식
USB ＊과업 수행 사진, 영상, 디자인, 시안 등 행사 결과물 파일 일체	2개

III. 컨퍼런스 기획 및 사무국 운영

○ (운영계획 수립) 컨퍼런스 목적과 목표에 부합하는 종합 기획안의 도출 및 추진 일정별 세부 실행계획의 수립

○ (전담 사무국 구성 및 운영) 사업 총괄 책임자(PM) 및 무대·장치, 의전, 홍보 등 파트별 전담 책임자 지정

- 명확한 업무 분장 및 투입 인력의 전문성(관련 경력 등)을 입증할 수 있는 적정 인력을 투입해야 함

- 컨퍼런스 참가기업 모집 및 관리, 행사 수행을 위한 관련 서류 취합, 행정 대행 등 행사 준비를 위한 제반 과업 수행

○ (키비쥬얼 제작) 행사 콘셉트를 반영한 키비쥬얼의 기획 및 제안

○ (일회용품 없는 행사) 일회용품 없는 행사를 위한 방안 제시 및 실행

○ (안전 매뉴얼 작성) 관련 법령 및 지침에 의거하여 행사장 안전, 보안, 방역, 인력 통제 등을 아우르는 종합 위기관리 및 대응 매뉴얼 수립

Ⅳ. 국내외 연사ㆍ기업 섭외 및 초청

○ (연사 발굴 및 섭외) 행사 주제에 부합하는 국내외 인사 및 핵심 기업 발굴

○ (공식 초청 및 관리) 국내외 연사의 공식 초청 및 연사 관리 수행

- 공식 초청 서한(국ㆍ영문) 작성 및 발송

- 국내외 초청 연사의 체제와 관련된 일체 수행

※ 항공권 발권, 숙박 예약, 연사의 이동, 연사 수당 지급 관련된 비용의 집행

○ (발표 자료의 관리) 발표 자료 취합, 번역 및 디렉토리 북 제작

- 디렉토리북의 국ㆍ영문 기획 및 번역, 디자인 및 제작

Ⅴ. 행사장 조성 및 운영

○ (행사장 조성) 각 프로그램에 맞는 행사장의 기획 및 조성

- 행사장의 무대, 조명, 음향, 특수효과, 대형 LED 스크린, 내외빈용 의자 및 테이블, 종합 연출 시스템(콘솔 등) 구축

- 행사장 주변의 환경을 반영한 시설물의 활용 기획 및 제안

- VIP 대기실 조성, 맞춤형 전담 동선 관리 및 네트워크 라운지 지원

○ (사전환담장 조성) 사전환담장 조성 및 사전환담 전용 케이터링(음료 및 다과)과 영어 회화가 가능한 운영 인력의 배치

- 행사 운영에 필요한 홍보물(기념품 등)의 제공

○ (개막식 기획 및 연출) 개막 세레모니, 퍼포먼스 등 메인 행사 일체 기획 및 운영

○ (홍보물의 제작 및 배치) 행사 콘셉트를 반영한 홍보물(포스터, 현수막, 배너, 행사장 위치 안내 사인물 등) 제작 및 배치

- 식(전,중,후) 등 행사 타이밍별 주제 영상 기획 및 제작

- 메인 행사장 및 부대행사장에 프로그램 확인 용 타임 테이블 제작 및 설치

○ (현장 인력 및 의전 운영) 행사 운영에 필요한 인력의 섭외 및 배치

- 아나운서(사회자), 운영 요원, 촬영 스태프, 인포 데스크, 현장 접수 등 전담 인력 사전 교육 및 배치

○ (전문 동시통역 운영) 전문 동시통역(영-한 기준, 섭외 연사에 따라 언어 변경) 및 AI 실시간 통역 시스템 운영

○ (행사장 편의 및 인프라 구축) 참가하는 내외빈의 편의를 위한 공간 조성 및 케이터링(음료 및 다과) 제공

- 행사 운영에 필요한 전용 무선 인터넷(Wi-Fi) 망 구축 및 운영 비품(노트북, 테블릿 PC, 포디움, 통역 수신기 등)의 제공

○ (디지털 라이브 송출) 경기도 공식 유튜브 채널 연계 실시간 라이브를 위한 송출 시스템의 구축 및 운영

○ (사전점검) 원활한 행사 진행을 위한 전체 시스템 및 종합 리허설의 행사 전날 최소 1회 이상 의무 실시

Ⅵ. 참관객 등록

○ (참관객 사전 모집) 누리집 및 등록 시스템 운영: 컨퍼런스 공식 누리집 구축 및 온ㆍ오프라인(웹/모바일) 사전ㆍ현장 등록 시스템 개발 및 운영

○ (스마트 출입 관리) 사전 등록자 대상 모바일 초대권(알림톡, SMS 등) 제작ㆍ발송 및 입장객 개인정보(제공 동의 등) 보안 관리

○ (친환경 출입증 도입) 플라스틱 및 비닐 재질을 배제하고, 참관객/VIP/기업 등 그룹 구분 용이한 친환경 소재의 목걸이형 비표 디자인 및 제작

Ⅶ. 세미나 등 부대행사 운영

○ (부대행사 공간 기획) 설명회, 세미나 등 부대행사 진행을 위한 전용 공간 조성(도 내 타 사업과 연계한 유휴 공간 활용 극대화)

○ (인력 지원) 각 부대행사에 필요한 전담 운영 요원 상주 배치

Ⅷ. 홍보ㆍ이벤트 계획 수립 및 홍보물 제작

○ 기후테크 컨퍼런스 종합 홍보 계획 수립 및 홍보활동 전개

- 행사 운영 과정별 홍보마케팅 세부 실행 계획 수립, 홍보활동 전개

※ 글로벌 인지도 제고를 위해 행사 홍보 영문 자료 제작 등

- 행사 보도 확산을 위한 기자단 초대 및 보도관련 대응, 프레스룸 구성‧관리

○ 모객 확대 및 행사 활성화를 위해 미디어별 홍보전략 수립 및 시행

구 분	내 용
온라인	○ 행사 홈페이지 구축‧운영(영문 포함) 및 사전 홍보(이벤트 포함) ○ 국내외 미디어(유튜브, 인스타그램 등) 활용 및 유력 유튜브 채널 및 인플루언서 활용 사전 홍보 및 행사 참여 ○ 뉴스레터, 초청장, 웹 포스터 등 각종 홍보물 디자인 및 배포 ○ 발주처 공식 홍보 채널(누리집, G-BUS, 유튜브 등) 활용 공식 홍보 영상 제작 및 언론사 연계 보도 확산 등
오프라인	○ 키비쥬얼 디자인 및 이를 활용한 전광판, 옥외 간판, 배너제작 홍보 ○ 유관기관 홍보(기후테크 분야 관련 지자체, 협회, 공공기관 등) ○ 참관객 참여 유도 현장 온ㆍ오프라인 이벤트(각 1회 이상) 기획 및 실행

Ⅸ. 사후관리

○ (종합 보험 가입) 사고 및 재난에 대비하여 메인/부대행사를 아우르는 행사 종합보험(영업배상책임, 상해보험 등) 가입 필수

○ (안전 및 민원 대응) 준비-운영-철거 전 기간에 걸쳐 보수 용원 및 운영 책임자 상주를 통한 시설 상시 점검, 외부(참가업체, 언론, 민원)이슈 대응 등

○ (친환경 철거 및 복구) 행사 종료 후 발생한 폐기물의 친환경적 처리 및 행사장 원상 복구 등 철저한 사후 공간 관리

○ (기록 보존 및 성과도출) 행사 전반의 공식적인 기록 및 참관객 만족도 조사

- 행사 전반의 공식 사진 촬영 및 결과 스케치 영상 제작

- 참가 기업 및 일반 참관객 대상 만족도 조사 실시 및 결과 통계화

- 최종 운영 결과보고서 및 정산 보고서 제출

5		일반사항

Ⅰ. 용어의 정의

○ 「발주기관」 이라 함은 해당용역의 시행주체인 “경기환경에너지진흥원”을 나타내며  “발주청”의 지위를 갖는다.

○ 「과업수행사」라 함은 과업을 수행하기 위하여 발주기관과 계약을 체결한 개인 또는 회사, 기타 법인을 말한다.

○ 「감독관」이라 함은 과업수행사가 과업수행을 원활히 진행할 수 있도록 지휘․감독할 수 있는 자로서 발주기관이 임명․통보한 직원을 말한다.

○ 「용역책임자」라 함은 용역과업을 수행하기 위하여 과업수행사를 대리하여 용역 전반에 관한 업무를 수행하는 자를 말한다.

Ⅱ. 용역수행 기준
○ 본 용역은 계약서, 제안요청서 및 과업지시서, 발주기관의 요청을 성실히        이행하여야 한다.

○ 수행사는 본 용역에 투입한 인력이 다른 용역에 참여할 경우, 그 참여율의 합이 100%를 초과해서는 안되며, 이를 어겨 생기는 발주기관의 손실 또는 손해에 대하여는 보상 또는 배상 해야 한다.

○ 과업수행사는 과업 수행 과정에서 발주기관과 긴밀한 협조 체계를 유지하여야 하며, 과업의 방향이나 세부 내용에 변화가 생길 경우 반드시 발주기관과 사전에 충분히 협의하여 진행하여야 한다.

○ 본 용역에 참여하는 인력 경험 및 기준에 부합하여야 하고, 용역의 수행에 불성실하거나 부적당하다고 감독관이 인정하는 경우 과업수행사에게 교체를 요구할 수 있으며 과업수행사는 정당한 사유가 없는 한 따라야 한다.

○ 본 과업수행 중 과업수행사의 과실로 물의를 일으키고 제3자에게 피해를 주었을 경우 과업수행사가 손실보상 및 책임을 지며 과업수행사를 즉각 교체해야 한다.

Ⅲ. 용역기간의 조정

○ 본 과업은 계약기간 내에 차질 없이 수행되어야 하나 불가항력적 사유 및 사회통념상 인정되는 부득이한 사유로 인하여 과업수행기간 조정이 필요한 경우에는 발주기관과 상호협의를 통하여 과업기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

- 과업수행 중 발주기관의 요구가 있을 때

- 발주기관 사정에 의한 행정절차 이행으로 용역기간이 추가 소요될 경우

- 과업기간 조정의 협의가 원만히 성립되지 않을 경우에는 발주기관의 결정에 따름

Ⅳ. 용역내용의 조정

○ 본 과업지시서의 과업범위에 포함되지 않으나 발주기관이 필요하여 추가 과업을 지시할 경우에는 발주기관과 과업수행사간의 협의를 통해 이를 수행하여야 하며, 과업수행 중 과업의 성과도를 현저히 높일 수 있다고 판단되는 사항에 관하여는 해당사항의 필요성과 근거, 비용, 내용 등을 상세히 제시하여 발주기관이 결정할 수 있도록 한다.

○ 본 과업 과업지시서의 내용에 이의가 있을 경우에는 발주청과 과업수행사간의 협의를 통하여 처리한다.

Ⅴ. 용역의 일시정지

○ 과업수행사의 귀책사유가 아닌 민원발생, 관계기관 협의지연 등으로 인하여 용역의 계속 추진이 불가하다고 판단될 경우 감독관은 용역 일시중지를 명할 수 있으며, 용역 중 중지기간은 과업기간에 포함하지 아니한다.

Ⅵ. 용역의 안전조건

○ 과업수행사는 안전사고 및 중대재해 예방을 위해 「산업안전보건법」, 「중대재해처벌법」 등을 숙지하고 충분히 고려하여 수행하여야 한다.

- 재해예방에 필요한 인력 및 예산 등 안전보건관리체계 구축 이행

- 안전ㆍ보건 관계 법령에 따른 의무이행에 필요한 관리상 조치

- 과업수행과 관련된 안전보건교육 시행

- 재해 발생 시 재발방지 대책의 수립 및 그 이행에 관한 조치

○ 용역 수행사는 용역수행 시 안전사고, 과업수행 중 발생이 예상되는 사고에 대비하여 제반 보험에 가입하여야 한다.

＊사업수행 시 재산상의 피해 또는 안전사고가 발생하는 경우 용역 수행사가 책임을 진다.

Ⅶ. 용역 수행 내용 및 결과에 대한 보완 의무

○ 발주기관은 과업수행 중 과업에 대한 검사 및 검토를 요구할 수 있으며, 과업수행사는 요구사항에 대해 제출하고, 지적된 미비점을 보완하여야 한다.

○ 과업수행사는 과업보고서 작성 시 구체적인 증빙자료에 의거 확실성 있도록 제시하되, 그 결과로 인한 피해 발생시 발주기관은 과업수행사에게 그 책임을 물을 수 있다.

○ 본 과업의 최종성과에 대한 발주기관의 승인 후라도 그 내용상의 미비, 착오 등 결격사유가 발견되었거나 발주기관의 정당한 요구가 있을 때는 과업수행사의 책임으로 즉시 보완 조치를 하여야 한다.

Ⅷ. 보안 및 비밀유지

○ 과업수행사는 과업 착수와 동시에 대표자를 보안관리 책임자를 선정하고, 보안관리 책임 하 전 투입인력의 보안각서를 자필 작성하여 제출하여야 한다.

○ 참여 인원 교체 시 업무 인계·인수를 철저히 하여 자료의 외부 유출을 사전에 방지하고 결격 사항이 없도록 조치하여야 한다.

○ 과업수행사는 과업수행에 따른 보안대책을 수립하여 보안상 결격 사항이 없도록 조치하고 보안 사항의 불이행으로 발생하는 모든 책임은 과업수행사가 진다.

○ 과업수행사는 과업 진행 중 또는 완료 후 본 연구에 관한 사항을 외부에 누설해서는 안 되며 보안규정을 준수하여야 한다.

○ 본 용역과 관련된 자료수집 및 생산한 자료와 모든 기록은 발주기관의 소유로 하고, 과업수행사는 발주기관의 승인 없이 어떠한 형태로도 본 용역과 관련된 자료를 타인에게 제공, 대여 또는 공표할 수 없다.

- 과업수행 내용 중 비밀유지가 필요한 사항은 보안 조치를 하여야 하고. 자료의 외부 유출로 인하여 발생하는 민 ·형사상의 모든 책임을 져야한다.

○ 모든 성과품을 과업수행사가 임의로 복사 또는 외부로 유출시켜서는 안되며 용역 외 타 목적으로 사용할 수 없다.

○ 과업수행사가 개발해 발주처에 제출한 용역결과물이 제3자와의 권리 분쟁 등이 발생한 경우 모든 책임은 과업수행사가 부담하고 그로 인한 발주처의 물적·심적 피해에 대해 발주처가 정하는 바에 따라 보상한다.

Ⅸ. 계약 위반행위에 대한 조치

○ 과업수행사는 과업을 수행함에 있어 신의, 성실의 원칙에 따라 업무를 수행할 의무를 가지며, 과업수행 중 특별한 사유 없이 다음의 경우가 발생하였을 때에는 계약위반행위로 간주하여 관계규정에 의거 조치할 수 있다.

1) 제반 지시사항을 기한 내에 이행하지 않거나 발주기관의 정당한 요구를 거부하거나 기타 계약 및 과업지시사항을 위반했을 때

2) 과업수행 중 불성실 및 부주의로 인한 과실이 인정될 때

3) 예정 공정에 비하여 현저하게 공정이 미달되거나 계약기간 내에 완료할 능력이 없다고 판단될 때

4) 과업수행 중 성실치 못하거나 과업보고 등 제반 지시사항을 기간 내에 이행하지 못한 때

5) 과업의 중간결과가 과업지시서에 비해 현저히 차이나거나 품질이 떨어질 때

Ⅹ. 저작권 관련

○ 과업 수행을 위해 개발, 생산된 결과물의 지식재산권, 원천자료(사진, 디자인 소스 파일, 편집 영상 등)는 경기환경에너지진흥원이 소유하여 용역 완료시 발주기관에 함께 제출하여야 한다.

○ 계약상대자는 본 용역에 사용된 모든 자료는 저작권상 하자가 없어야 하며, 관련 법률 검토를 착수 전에 완료하여야 한다.

○ 계약상대자는 외부 저작권을 사용 시 원저작자와의 협의, 사용권에 대한 비용을 지불하는 등 저작권법상에 문제가 발생하지 않도록 비용 지불, 협의 등 조치를 완료하여야 한다.

○ 계약상대자는 제3자의 지적재산권, 초상권, 특허권, 저작권을 침해하지 말아야 한다.

○ 계약업체의 저작권 침해에 따른 모든 책임은 계약업체에게 있으며, 발주기관을 상대로 저작권 관련 손해배상청구, 소송 등 법률분쟁 발생 시 제반비용 일체(소송비용, 합의금, 배상금 등)를 계약업체가 부담하여야 한다.

6		기타사항

○ 본 과업을 수행함에 있어 관련법규 및 기준을 충분히 검토하여 이에 적합도록 계획하여야 하며, 타인의 권리로 되어 있는 특허권 등의 권리를 사용할 시 과업수행사가 그 권리의 사용에 관한 일체의 책임을 진다.

○ 본 과업지시서 해석상 그 의견이 상이할 경우 상호 협의하여 결정하고, 협의가 성립되지 않을 경우 발주기관의 해석에 따른다.

○ 용역 수행사는 용역 수행에 따라 발생한 통계자료를 진흥원에서 요청할 경우 이에 응하여야 한다.

○ 계약업체는 투입 인원으로 인하여 발생한 문제에 대해서는 형사적·민사적 책임을 일체 가져야 하며, 근로기준법, 산업재해보상보험법, 국민건강보험법 등 제반 관련 법령을 준수하여 필요한 조치를 취하여야 하며 법률 미준수로 인한 모든 책임은 계약업체에게 있다.

○ 과업내용에 관하여 분쟁이 발생하면 진흥원의 주소지를 담당하는 법원을 합의 관할 법원으로 한다.

○ 대금 청구 시 유효한 연금보험료 납부증명서, 국세·지방세 납세증명서, 경기도 지역채권 매입필증*을 제출해야 한다.

※ 대금 청구액(부가가치세 제외)의 1.5%에 해당하는 경기도 지역채권 매입